¿Cómo puede mi empresa mejorar los tiempos en la gestión de inventario?
Una de las mejores formas de aumentar las ganancias de toda empresa o negocio está alejada de las técnicas publicitarias y difusión externa, y estrechamente ligada a uno de sus procesos internos más fundamentales: la gestión de su inventario.
Incluso cuando se piensa que se tiene un buen sistema de gestión de inventarios y así lo demuestran sus resultados, realizar algunos ajustes podría impulsar a la organización a través de la optimización de sus recursos.
Mientras más tiempo de vida tiene el negocio, se espera que cuente con más datos de inventario para ayudar a pronosticar las ventas de su siguiente período. Un buen pronóstico incorpora la curva de crecimiento, las tendencias del mercado que podrían afectar sus resultados, la confianza del consumidor y su calendario de ventas y promociones. Sin embargo, también se debe estar preparado para lo inesperado.
Las buenas técnicas de gestión de inventario no son capaces de resolver por sí solas todos los problemas que la empresa enfrentará en el año, pero sí que pueden suavizar la caída en esos difíciles baches, ya que la gestión de inventario incluye todas las prácticas, desde los pedidos iniciales y el reabastecimiento hasta la recepción, el almacenamiento y el uso para cumplir con los pedidos, que pudieran afectar las operaciones.
En pocas palabras, conocer el inventario y cómo se administra ayuda a la empresa a completar los pedidos de hoy y crecer para cumplir con los del mañana. Las siguientes son cinco prácticas que pueden ayudarte a capitalizar las oportunidades que existen en la gestión de inventarios:
- Establecer niveles mínimos de existencias: No existe una solución perfecta para el dilema de equilibrar los costos de mantenimiento con la necesidad de tener suficiente producto disponible cuando llega un pedido, o lo que es igual, cómo tener suficiente stock pero no demasiado. No hay forma de lograr el nivel de inventario perfecto, pero los niveles mínimos de existencias son una excelente manera de acercarse a este equilibrio. Establecer un nivel mínimo de existencias para cada artículo que permita pedir nuevas existencias antes de que se agoten, es la clave, así como basar el stock mínimo en los datos de ventas combinados con el tiempo necesario para adquirir nuevo stock. Si vendes aproximadamente un producto determinado cada semana, entonces debes ordenar más existencias cuando tengas siete disponibles, para que las nuevas existencias lleguen antes de que se agoten.
- Comprender la cadena de suministro: Cuando funciona perfectamente, la gestión de pedidos para mantener un buen stock de productos es sencillo; cuando algo sale mal, la gestión del inventario puede convertirse en un caos. ¿Qué pasa si una serie de tormentas deja en tierra el avión de carga que lleva tu paquete y tu pedido se retrasa? Cualquier cantidad de fallas puede arruinar la cadena de suministro, algunos eventos son inevitables, pero comprender todos sus eslabones puede ayudarte a adelantarte a los eventos extraordinarios que pudieran presentarse. Al analizar los datos de inventario anteriores, puedes desarrollar un plan para la cantidad de pedidos y un cronograma para volver a pedir para minimizar los problemas de la cadena de suministro. Llevar la menor cantidad de inventario que necesitas para entregar la mayor cantidad de productos es la mejor práctica para reducir sus costos de mantenimiento y aumentar el éxito del negocio.
- Ser flexible con sus SKU: Incluso el mejor sistema de gestión de inventario no puede anticipar todos los picos de demanda. Supongamos que en tu negocio vendes botellas de vino de manera individual, y también cajas de 12 botellas cada una. Envías mil botellas y 100 cajas al almacén de cumplimiento y comienzas a recibir pedidos, tan numerosos que se agotan todas las cajas de 12 piezas disponibles; aunque te quedan 500 botellas individuales en stock. Las botellas individuales tienen un SKU diferente al de las cajas, pero los pedidos siguen llegando más rápido de lo que puedes recibir nuevas cajas de vino perfectamente empaquetadas. Cambiar los SKU y convertir artículos individuales en cajas, y viceversa es una ventaja que te ayuda a superar momentos críticos y aprovechar al máximo el inventario disponible.
- Eliminar el inventario obsoleto y de movimiento lento: Cuando el inventario se sale de control, le cuesta al negocio de varias maneras diferentes. Si se tienen cien mil pesos en inventario y setenta mil están inmovilizados en productos que se quedan en la estantería, ese es un uso terrible de su efectivo. El valor de ese inventario no aumenta, pero sí que puede perder valor a medida que los cambios de estilo o empaque dificultan la venta de productos cada vez más antiguos. También hay un gran componente de costo de oportunidad para el efectivo inmovilizado en el inventario. El dinero que ha gastado en este inventario de zombis podría gastarse de manera más efectiva en publicidad o actualizaciones del sitio web que impulsarían las ventas y realmente mejorarían los resultados del negocio. Así que, elimina la madera muerta de los estantes y logra que el nuevo período sea más ágil y productivo que el anterior.
- Minimiza la contracción: Uno de los aspectos más frustrantes de la gestión de inventario es gestionar el inventario que ya no está. El encogimiento es una buena manera de decir daño, rotura, pérdida y robo menor; todas las razones por las que un producto no está en el estante, aunque su inventario diga que debería estarlo. Esto significa que es probable que el sistema de gestión de inventario tenga fantasmas: artículos que aparecen inventariados pero que no están ni en exhibición ni en el almacén. Las existencias que rotan constantemente son el elemento vital que hace que un comercio prospere y, al mismo tiempo, mantener el nivel de inventario óptimo puede no ser la parte más atractiva de administrar el negocio, pero es un área en la que una inversión de tiempo puede brindar grandes beneficios financieros.
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