Cómo hacer un correcto inventario de activos fijos en tu empresa
¿Recuerdas o has formado parte del censo de población que cada 10 años se realiza en el país? A una menor escala, por supuesto, el inventario de activos fijos es también un censo que registra la cantidad, la calidad y las características de los activos con los que cuenta un negocio.
Se recomienda que se realice una vez por año, y su finalidad es registrar y mantener un historial de datos, que van desde la llegada o alta del equipo en la empresa, hasta el mantenimiento recibido, su desempeño, y si cumple o no su período estimado de vida útil.
Los activos fijos pueden identificarse como todos los que ayudan a una empresa a ganar dinero, obtener préstamos comerciales y asegurarse de que las facturas se paguen en tiempos de incertidumbre financiera, por eso, también se conocen como activos de capital o activos de planta que se dividen en tres categorías:
- Financieros: corresponden a los activos monetarios de una empresa, por ejemplo, valores de renta variable, préstamos concedidos directamente por la empresa, depósitos y garantías.
- Tangibles: son los que una empresa posee y seguirá utilizando después del cierre del ejercicio fiscal, por ejemplo, terrenos, edificios, flotilla de automóviles, máquinas, etc.
- Intangibles: son activos desmaterializados, pero no monetarios. Por ejemplo, hay patentes, licencias, software y activos comerciales.
Los activos fijos son importantes para una empresa por tres razones:
- Se utilizan para ganar dinero: La computadora es un claro ejemplo de como un activo funciona como una herramienta auxiliar para generar negocios.
- Se pueden vender: Frente a las malas rachas o problema de flujo de efectivo, podrías vender fácilmente esa misma computadora (por mencionar un ejemplo) y obtener dinero para ayudar a mantener el negocio a flote.
- Pueden ayudarte a obtener un préstamo comercial: Los activos fijos te respaldan, sirviendo como garantía de que pagarás el préstamo. Si no le pagas al prestamista, éste puede quedarse con los activos en cuestión.
¿Cómo inventariar correctamente los activos fijos de la empresa?
Realizar un inventario de activos fijos es menos complejo de lo que suena. Basta con seguir al pie de la letra algunos pasos sencillos:
Primero, es altamente recomendable que sean el gerente de logística y el gerente de contabilidad quienes encabecen estos esfuerzos, seguidos por dos colaboradores de cada área de la empresa quienes serán los encargados de ejecutar el procedimiento.
Otro consejo a tener en cuenta antes de iniciar con la ejecución del inventario, es etiquetar previamente cada pieza, máquina o herramienta que conforman el activo fijo. Que cada pieza tenga colocada su etiqueta es una acción simple capaz de agilizar el proceso y, en consecuencia, de ahorrar tiempo, así como de mantener un control más preciso y eficiente sobre los datos relativos al inventario, útil para tomar decisiones sobre el mantenimiento, complemento o reemplazo de los mismos.
Los colaboradores deben hacerse de una lista de bienes existentes en el, obviamente elaborada de forma previa, para contrastarla con los bienes presentes en su entorno mediante el método de barrido; es decir, realizando una observación profunda de izquierda a derecha y de arriba a abajo.
Durante dicha observación, los empleados deben verificar tanto la existencia del equipo como que cada pieza se encuentre correctamente etiquetada y tomar nota de las condiciones en las que se encuentra, pudiendo incluso tomar fotos para respaldar sus comentarios y/o comprobar los defectos de los que dan cuenta.
En caso de realizar manualmente el inventario de activos fijos, será necesario dar doble check a los bienes; es decir, que cada colaborador realice el levantamiento de información, uno después del otro, de forma independiente.
Para evitar confusiones sobre lo que sí y lo que no ha sido contabilizado durante el proceso, se recomienda marcar con stickers o notas los activos ya registrados.
Cuando el levantamiento manual haya concluido, todos los detalles capturados deberán transcribirse en un software especializado o tabla de Excel.
Luego de realizar los dos conteos, deben contrastarse uno contra el otro y, en caso de haber inconsistencias entre ellos, ambos empleados involucrados deberán hacer un tercer conteo.
Si las incongruencias persisten, los activos fijos deberán contabilizarse por cuarta vez, ahora acompañados de un representante del área de control interno, para obtener los resultados definitivos.
Finalmente, todos los responsables del inventario deberán firmar un acta que de fe de su finalización y conformidad.
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